Pergunta de quem vai contratar
Como trocar de contador sem dor de cabeça?
Resposta direta
Trocar de contador é um processo normal e pode ser feito em qualquer época do ano. O caminho seguro tem cinco passos: ler o contrato atual para saber o aviso prévio, contratar o novo escritório por escrito, avisar o antigo, receber os arquivos e acessos (livros, balancetes, declarações entregues, folha, certificados e senhas dos portais) e conferir se não ficou guia ou declaração pendente.
O contador que sai não pode reter documentos para forçar pagamento: o Código de Ética do Conselho Federal de Contabilidade (NBC PG 01) proíbe reter livros, papéis ou arquivos confiados a ele com essa finalidade. O ideal é o novo contador assumir a partir do fechamento de um mês, para cada um responder por um período claro.
Passo a passo
- Leia o contrato atual. Veja o aviso prévio, a multa (se houver) e o que o contador antigo se comprometeu a entregar na saída.
- Feche o novo contrato por escrito. A Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato escrito de prestação de serviços contábeis, com o escopo e a responsabilidade de cada parte.
- Defina a data de corte. Combine em qual competência o antigo para e o novo começa. O antigo fecha o último mês dele.
- Avise o contador antigo por escrito. E-mail com a data de corte e a lista do que precisa ser entregue.
- Receba documentos e acessos. Use a lista abaixo.
- Confira pendências. O novo contador consulta a situação fiscal nos portais da Receita, do Simples, da Prefeitura e do Estado antes de assumir.
Lista do que pedir ao contador antigo
- Livros e balancetes do ano corrente e do anterior, e os arquivos digitais da contabilidade.
- Recibos das declarações entregues e guias pagas.
- Folha de pagamento, eSocial e documentos dos funcionários, se houver.
- Contrato social e alterações, CNPJ e inscrições municipal e estadual.
- Parcelamentos em andamento e processos abertos.
- Procurações eletrônicas e acessos aos portais (o certificado digital é da empresa, não do contador).
Erros que dão dor de cabeça
- Trocar no meio de um mês sem data de corte: ninguém assume a guia daquele mês.
- Não revogar procurações antigas nos portais.
- Descobrir pendência depois: o novo contador precisa olhar a situação fiscal antes de assumir, não no primeiro vencimento.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. Não há época obrigatória. O que importa é definir a data de corte e quem fecha cada mês.
O contador antigo pode segurar meus documentos?
Não para forçar pagamento. A NBC PG 01, Código de Ética do CFC, veda reter livros, papéis ou arquivos confiados ao contador com essa finalidade. Se houver valor em aberto, isso se resolve à parte.
Preciso de um novo certificado digital?
Não necessariamente. O certificado é da empresa. O que muda são as procurações eletrônicas que dão acesso ao contador nos portais.
Quanto tempo leva a troca?
Depende do volume e da organização dos arquivos. Na OittoLabs, a migração leva de 15 a 30 dias, conforme a complexidade.
Fontes oficiais
Consultadas em 19 de outubro de 2026. Lei muda: confira a versão vigente antes de decidir.
Conteúdo informativo, escrito pela equipe da OittoLabs. Não substitui a análise do seu caso: regime, atividade e folha mudam a resposta.